Privacy- en GDPR-beleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor NaEenOverlijden.be is Vivacon BV, ondernemingsnummer 0787.776.095, BTW-nummer BE0787776095. E-mail: info@naeenoverlijden.be.

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via NaEenOverlijden.be, waaronder:

• gebruik van de website;
• aanmaken van een account;
• aanmaken en gebruiken van een dossier;
• gebruik van gratis of betalende diensten;
• betalingen;
• communicatie met Vivacon BV;
• gebruik van reminders, templates en andere platformfuncties.

3.1 Accountgegevens

• naam;
• e-mailadres;
• account-ID;
• authenticatie- en sessiegegevens;
• taal- en communicatievoorkeuren.

3.2 Dossiergegevens

• relatie tussen gebruiker en overledene;
• gezins- en woonsituatie;
• relevante administratieve onderwerpen;
• betrokken organisaties;
• aanwezigheid van woning, voertuig, leningen of verzekeringen;
• taakstatussen;
• deadlines;
• herinneringen;
• relevante dossierkeuzes.

3.3 Gegevens van de overledene

• naam;
• overlijdensdatum;
• woonplaats;
• burgerlijke staat;
• klant- of contractreferenties;
• administratieve relaties met organisaties.

De Europese AVG is in beginsel niet van toepassing op persoonsgegevens van overleden personen zelf. Een dossier bevat echter vaak ook persoonsgegevens van levende nabestaanden of andere betrokkenen. Voor die persoonsgegevens gelden de toepasselijke privacyregels volledig. Vivacon BV behandelt gegevens over overleden personen bovendien met een vergelijkbaar niveau van vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.

3.4 Betalings- en facturatiegegevens

• betaalstatus;
• transactie-ID;
• bedrag;
• betaalmethode;
• facturatiegegevens;
• factuurgegevens.

Volledige betaalkaartgegevens worden bij voorkeur rechtstreeks door de betaalprovider verwerkt en niet door Vivacon BV opgeslagen.

3.5 Technische gegevens

• IP-adres;
• browser;
• apparaattype;
• sessiegegevens;
• tijdstippen van gebruik;
• technische logs;
• beveiligingsinformatie.

3.6 Communicatie

• naam;
• e-mailadres;
• inhoud van uw bericht;
• eventuele bijlagen.

NaEenOverlijden.be past het principe van gegevensminimalisatie toe. In de eerste versie is het niet de bedoeling om onder meer op te slaan:

• medische dossiers;
• medische doodsoorzaken;
• medische attesten tenzij absoluut noodzakelijk en expliciet voorzien;
• wachtwoorden van de overledene;
• wachtwoorden van andere personen;
• Itsme-codes;
• bankwachtwoorden;
• volledige betaalkaartgegevens.

Wanneer een verzekeraar, bank of andere instantie gevoelige documenten nodig heeft, begeleiden wij de gebruiker waar mogelijk om deze rechtstreeks aan de bevoegde organisatie te bezorgen.

Uitvoering van de overeenkomst

• een account beheren;
• een persoonlijk dossier creëren;
• relevante taken bepalen;
• voortgang bewaren;
• templates personaliseren;
• Premium-functionaliteiten leveren;
• betalingen verwerken.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

Wettelijke verplichtingen

• boekhouding;
• facturatie;
• fiscale verplichtingen;
• wettelijke informatieverplichtingen;
• naleving van toepasselijke regelgeving.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

Beveiliging en verbetering

• misbruik en fraude voorkomen;
• technische fouten onderzoeken;
• systemen beveiligen;
• prestaties verbeteren;
• incidenten onderzoeken.

Rechtsgrond: waar passend gerechtvaardigd belang.

Marketing

Commerciële communicatie of nieuwsbrieven worden uitsluitend verstuurd wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Wanneer toestemming vereist is, kan die toestemming op ieder ogenblik worden ingetrokken.

Cookies en analytics

Niet-strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën worden enkel gebruikt nadat daarvoor, waar vereist, toestemming werd gegeven.

NaEenOverlijden.be gebruikt beslisregels om op basis van ingevoerde informatie te bepalen welke administratieve onderwerpen en taken waarschijnlijk relevant zijn. Bijvoorbeeld:

• huurder → huurmodule tonen;
• openstaande lening → schuldsaldoverzekering controleren;
• werknemer of voormalige werknemer → groepsverzekering onderzoeken.

Deze automatisering is bedoeld als administratieve ondersteuning. Zij neemt geen juridisch bindende beslissing en vervangt geen beslissing van een overheid, bank, verzekeraar of professional.

• hostingproviders;
• e-mailproviders;
• betaalproviders;
• software- en technische dienstverleners;
• beveiligingsdienstverleners;
• analyticsproviders wanneer daarvoor toestemming bestaat;
• professionele dienstverleners wanneer de gebruiker zelf vraagt om zijn gegevens te delen;
• bevoegde overheidsinstanties indien dit wettelijk verplicht is.

Met verwerkers worden waar nodig passende contractuele afspraken gemaakt.

Vivacon BV verkoopt geen persoonsgegevens van gebruikers of nabestaanden aan adverteerders, verzekeraars, notarissen, uitvaartondernemers of andere commerciële partijen. Persoonsgegevens worden niet gedeeld voor commerciële prospectie van derden zonder passende rechtsgrond of toestemming.

Vivacon BV streeft ernaar waar mogelijk dienstverleners te gebruiken die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend wanneer een geldige juridische doorgiftegrond bestaat en passende waarborgen zijn voorzien, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit;
• standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk.

Actieve dossiers

Dossiergegevens worden bewaard zolang het dossier actief is.

Beëindigde dossiers

Dossiergegevens kunnen gedurende maximaal 12 maanden na afloop van de toegangsperiode worden bewaard, tenzij:

• de gebruiker eerder verwijdering vraagt;
• langere bewaring noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen;
• gegevens nodig zijn voor een lopend geschil;
• gegevens worden geanonimiseerd.

Inactieve gratis accounts

Gratis accounts zonder actief dossier kunnen na 24 maanden inactiviteit worden verwijderd. Waar passend kan vooraf een waarschuwing worden gestuurd.

Boekhoudkundige en fiscale gegevens

Facturen en boekhoudkundige gegevens worden gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard.

Technische en beveiligingslogs

Technische logs kunnen bijvoorbeeld maximaal 90 dagen worden bewaard, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor een beveiligingsonderzoek of wettelijke verplichting.

Afhankelijk van de verwerking en rechtsgrond kunnen gebruikers onder meer beschikken over het recht op:

• informatie;
• inzage;
• rectificatie;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• bezwaar;
• overdraagbaarheid;
• intrekking van toestemming;
• bescherming tegen bepaalde uitsluitend geautomatiseerde beslissingen.

Een verzoek kan worden gericht aan info@naeenoverlijden.be. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren. Verzoeken worden behandeld binnen de wettelijk voorziene termijn.

Wie meent dat persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan zich ook wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België.

Vivacon BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Dit kan onder meer omvatten:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperkingen;
• veilige authenticatie;
• logging;
• back-ups;
• technische updates;
• rollen- en rechtenbeheer;
• procedures voor beveiligingsincidenten.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

Wanneer zich een persoonsgegevensinbreuk voordoet, zal Vivacon BV handelen overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Waar vereist kan een incident worden gemeld aan de bevoegde toezichthouder en/of betrokken personen.

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer:

• functionaliteiten wijzigen;
• wetgeving wijzigt;
• nieuwe dienstverleners worden gebruikt;
• verwerkingsactiviteiten wijzigen.

De actuele versie wordt steeds op NaEenOverlijden.be gepubliceerd.